PENGERTIAN ADMINISTRASI, KANTOR DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

 

1. Pengertian Administrasi

Administrasi berasal dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare yang artinya melayani, membantu, atau memenuhi (The Llang Glo, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986). Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu usaha untuk melayani semua kegiatan utama pekerjaan pokok dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dalam bahasa inggris administration. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi: usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan: kegiatan kantor dan tata usaha.

 Pengertian administrasi menurut beberapa ahli sebagai berikut:

a. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, "Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan".

b. Menurut WH. Evans - Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi".

c. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, "Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan. 

Dalam arti sempit, administrasi adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan Informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha.

Dalam arti luas, administrasi adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua or ang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien

2. Pengertian Kantor

Pengertian kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatani administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen.

a. Menurut KBBI, kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja.

b. Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: "kantoor", yang maknanya: ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris "office" memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (servico), posisi. atau ruang tempat kerja.

C. Pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi. yaitu:

1) Dari segi fisik: Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records keeping) dan pengurus informasi (information handling).

2) Dari segi aktivitas: kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama untuk mencapal tujuan tersebut.

Ciri-ciri kantor antara lain sebagai berikut.

a. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan

b. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha. 

Unsur-unsur kantor adalah sebagai berikut.

a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung

b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor

C. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulal dari pesurusahaan hingga pemimpin

Tujuan kantor yaitu memberikan sebuah sistem pelayanan berupa komunikasi dan perekaman/pemyimpanan.

Kantor mempunyai beberapa fungsi di antaranya, yaitu menerima informasi merekam informasi mengatur informasi, memberi informasi dan melindungi aset/harta. Berikut uraiannya.

a. Menerima informasi

Fungsi kantor menerima informasi yaitu kantor menerima segala macam bentuk informasi, seperti surat panggilan telepon, pesanan, faktur, dan juga semua laporan tentang segala macam kegiatan bisnis. Selain menerima informasi yang masuk, kantor juga memiliki fungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan diminta oleh manajemen.

b. Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam/menyimpan informasi agar informasi tersebut dapat sesegera mungkin disiapkan apabila pihak manajemen memintanya. Rekaman atau record semua informasi harus disimpan untuk kepentingan hukum atau sebagai sebuah alat bukti. Disamping itu, rekaman/record juga disimpan untuk memenuhi kebutuhan sebuah manajemen dalam melakukan perencanaan dan pengendalian pada perusahaan

c. Mengatur informasi

Kantor berfungsi untuk mengatur segala macam bentuk dari sebuah informasi dengan Kantor cara yang sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan/digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara maksimal. Sebagai contoh, laporan dari sebuah kegiatan promosi yang dilakukan oleh pihak perusahaan dengan cara menyajikan informasi dengan jelas dan dapat dibaca dengan baik. Laporan tersebut dibuat oleh pihak yang menggunakan informasi atau data yang sudah diatur secara sistematis di dalam kantor

d. Memberi Informasi

Kantor berfungsi untuk memberikan informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen meminta informasi, kantor memberikan informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang telah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan Sebagian informasi yang disajikan dapat bersifat rutin dan sebagian yang lain dapat bersifat khusus atau insidental Informasi juga dapat diberikan secara lisan atau tertulis.

e. Melindungi aset/harta

Segala macam bentuk informasi/data yang diterima oleh kantor adalah sebuah aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak akan berfungsi sepenuhnya jika dibatasi pada fungsi menerima merekam mengatur dan memberi informasi saja. Kantor juga harus dapat melindungi aset atau harta (informasi atau data),baik tepat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga benar benar digunakan untuk kepentingan perusahaan dan Informasi tidak jatuh kepada pihak pihak yang tidak bertanggung jawab.

3. Pengertian Administrasi Kantor

Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli adalah sebagai berikut:

a. William Spriegel dan Ernest Daviesa

Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

b. George R. Terry

George R. Terry mengemukakan dalam buku beliau yang berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran adalah perencanaan, pengorganisasian pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

c. Arthur Granger

Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan suatu organisasi.

d. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu tungsi. yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan. 

Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen seperti halnya seniman.

Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan teknis dan komunikasi Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah, akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat tersendiri bagi seorang mmanajer misalnya menyangkut perilaku hubungan antarmanusia atau kemampuan interpersonal. 

e. W.H. Evans

Dalam buku "Administrasi Perkantoran Modern, administrasi perkantoran sebagai tungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi.

Dalam pengertian lain yang disempitkan administrasi parkantoran adalah segala kegiatan yang sifatnya teknis seperti ketatausahaan dari suatu kantor yang mempunyai peranan yang penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang operatil, menyediakan keterangan untuk pimpinan dan juga fungsi untuk membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Dan dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bawah administrasi perkantoran atau manajemen kantor, merupakan rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran dan pekerjaan ketatausahaan.