Materi Humas & Keprotokolan SMK Lengkap | Definisi pengetian, Unsur-unsur, peran ke-protokol, Tugas & Fungsi protokol

A. Definisi protokol

Dalam pengertian yang luas, protokoler adalah seluruh hal yang mengatur suatu kegiatan, baik dalam kedinasan atau kantor maupun masyarakat. 

Awalnya, istilah protokoler berarti halaman pertama yang dilakukan pada menu skrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan zaman, pengertian protokoler berkembang semakin luas, yakni keseluruhan naskah yang terdiri dari catatan, dokumen persetujuan, perjanjian, dan lain-lain. 

Protokol berarti kebiasaan-kebiasaan, peraturan-peraturan yang berkaitan dengan formalitas tata aturan dan etiket diplomatik. 

Menurut UU No. 9 tahun 2010 Keprotokolan adalah adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dalam aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi, yang meliputi tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan sebagai bentuk penghargaan terhadap jabatan dan kedudukannya dalam negara, pemerintah atau masyarakat. 

B. Peran Keprotokolan

Peran dan fungsi Keprotokolan turut menentukan keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi/institusi. Disamping itu protokol merupakan bagian yang lekat dengan aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun internasional. 

C. Tugas & Fungsi Protokol

Tugas bagian humas & protokol adalah sebagai berikut:

1. Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan di bidang informasi kehumasan & protokol, seperti pengumpulan informasi, pemberitaan & pembinaan radio siaran publik lokal serta Keprotokolan.
2. Melaksanakan pembinaan & pengendalian kegiatan, pengumpulan bahan pedoman, dan petunjuk teknis serta program dj bidang informasi, dan kehumasan sesuai dengan rencana strategi pemerintah daerah atau organisasi. 
3. Melaksanakan koordinasi kebijakan di bidang informasi & kehumasan
4. Melaksanakan pertanggungjawaban dalam penyelenggaraan publikasi hasil kegiatan pemerintah dan masyarakat. 
5. Melaksanakan pertanggungjawaban pelayanan umum penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang informasi kehumasan dan Keprotokolan
6. Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja di lingkungan pemerintah Daerah agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetensi pemerintah secara keseluruhan. 
7. Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada masyarakat, media massa serta insan pers sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. 
8. Pelaksanaan pembinaan dalam rangka perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengembangan, serta pengendalian atau evaluasi dalam rangka kegiatan pengumpulan informasi, pemberitaan, dan pembinaan radio siaran serta kegiatan Keprotokolan
9. Melaksanakan pembinaan dan pengawasan urusan ketatausaahan di bagian humas dan Keprotokolan. 
10. Menyiapkan, mengolah, dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan komputer atau teknologi informasi. 
11. Memberikan penilaian DP3 kepada kasubag yang menjadi tanggungjawab nya. 
12. Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk surat keputusan lain yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan tugas dan fungsi nya. 

D. Unsur-unsur Protokol

1. Tata Ruang

Tata ruang adalah pengaturan ruangan yang akan dipergunakan sebagai tempat aktivitas. Ruangan harus di persiapkan sesuai dengan ketentuan dan jenis aktivitas. Tata ruang terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras merupakan berbagai macam perlengkapan yang dipergunakan dalam suatu kegiatan seperti meja, kursi, sofa, sound system, dan lain-lain. Perangkat lunak yaitu personil yang terkait dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti penerima tamu, pemandangan acara, petugas konsumsi, dan lain-lain. 

Dalam tata ruang yang perlu diperhatikan antara lain :

• Ruangan harus sesuai dengan kebutuhan
• Papan nama petunjuk yang diperlukan
• Tata suara yang memadai disesuaikan dengan tata ruang
• Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

2. Tata Upacara

Tata upacara adalah urutan kegiatan yaitu bagaimana suara acara harus di susun sesuai dengan jenis aktivitas nya. Yang perlu diperhatikan antara lain:

• Jenis kegiatan
• Bahasa pengantar yang diperlukan
• Materi aktivitas

Diperlukan pula seorang stage manager yang bertugas sebagai penghubung antara pembawa acara dengan pelaksana acara. 

3. Tata Tempat ( preseance) 

Preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam halaman tata duduk pejabat yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan seperti kedudukan administratif atau struktural dan kedudukan sosial. 

Berdasarkan aturannya, pihak-pihak yang didahulukan dalam tata tempat antara lain:

1. Golongan Very Important Person (VIP) yaitu pihak yang didahulukan karena jabatan dan kedudukan. 
2. Golongan Very Important Citizen (VIC) yaitu pihak yang di dahulukan karena derajatnya, misalnya bangsawan. 

4. Tata Busana

Tata busana ialah pakaian yang harus dikenakan  pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh pejabat, Undangan, ataupun pelaksana kegiatan. Tata busana harus ditentukan dan dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan, baik formal maupun nonformal.

Adapun jenis tata busana yang perlu diketahui:

• Pakaian sipil lengkap
• Pakaian sipil harian
• Pakaian dinas lapangan
• Pakaian dinas harian
• Pakaian dinas upacara
• Pakaian resmi jabatan
• Pakaian nasional/pakaian organisasi

5. Tata Warkat

Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Dalam hal ini, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Daftar nama tamu yang akan di undang hendaknya sudah di persiapkan sesuai dengan jenis keperluan kegiatan
2. Jumlah undangan harus di sesuaikan dengan kepastian tempat, kepentingan serta tujuan yang ingin dicapai. 
3. Bentuk undangan dibuat sepadat mungkin. Hal ini dilakukan untuk setiap jenis kegiatan, seperti mengenai format isi dan sebagainya.
4. Menulis nama orang yang di undang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas. Baik mengenai nama, pangkat, jabatan maupun alama8. 
5. Dalam undangan perlu dijelaskan bahwa undangan tersebut diperuntukkan beserta istri/suami/tidak dibenarkan. Dalam undangan berlaku untuk beberapa orang. 
6. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah pengaturan tempat duduk. 
7. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang akan dikenakan. 
8. Menentukan batas akhir waktu penerimaan tamu
9. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadiran atau ketidakhadiran nya. 
10. Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan kegiatan contohnya seminggu sebelum nya 

Selain ke-5 aturan tersebut, terdapat beberapa hal yang harus dimiliki dalam pelaksanaan Keprotokolan. Hal-hal yang akan menunjang dan menentukan keberhasilan dalam kegiatan antara lain:

• Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilaksanakan secara tertib dan hikmat. Selain itu, setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakukan harus berdasarkan aturan dan urutan yang telah ditentukan.
• Tata krama.
• Aplikasi aturan

 E. Fungsi Protokol

1. Fungsi Perencanaan

Adalah suatu fungsi yang mengatur tentang tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat, dan juga situasi yang akan digunakan

2. Fungsi Pengorganisasian

Adalah fungsi yang mengatur secara rinca anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara. 

3. Fungsi Penggerakan

Adalah suatu fungsi yang memiliki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara. 

4. Fungsi Pengawasan

Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan. 

5. Fungsi Pengoordinasian

Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem Keprotokolan. 

F. Asas Keprotokolan

1. Asas Kebangsaan

Keprotokolan harus mencerminkan sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluratistis (kebhinekaan) dengan retap menjaga prinsip NKRI

2. Asas Ketertiban & kepastian Hukum

Keprotokolan harus bisa menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya kepastian hukum. 

3. Asas Keseimbangan, Kesesuaian, dan Keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan antara individu dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan negara. 

4. Asas Timba Balik

Keprotokolan harus diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.